Belgedeki Kişisel Verileri Gizleme: Doğru Yöntem

Bir belgedeki kişisel veriyi gizlemenin tek güvenli yolu, o veriyi dosyanın içinden gerçekten kaldırmaktır. Metnin üstüne siyah bir dikdörtgen çizmek gizleme değildir, çünkü yazı dosyada durmaya devam eder ve kopyalanarak okunabilir. Word ve Excel dosyalarında verinin kendisi değiştirilmeli, PDF dosyalarında ise metin katmanı tamamen kaldırılmalıdır.

Bu yazıda üç şeyi anlatacağım. Belgedeki verinin neden ve ne zaman gizlenmesi gerektiğini, en yaygın gizleme yönteminin neden çalışmadığını, ve doğru yöntemin ne olduğunu.

Bu iş kimin karşısına çıkıyor

Belgeden kişisel veri çıkarma ihtiyacı sanılandan çok daha geniş bir kesimin günlük işi.

Avukat, meslektaşına emsal olarak bir dilekçe gönderiyor. Dilekçenin hukuki içeriği paylaşılacak, ama içindeki müvekkilin kimlik numarası, adresi ve telefonu paylaşılmayacak.

Mali müşavir, bir mükellefin sözleşmesini örnek olarak kullanıyor. Sözleşmenin yapısı önemli, tarafların vergi numarası ve banka hesabı değil.

İnsan kaynakları uzmanı, bir iş sözleşmesi taslağını yeni bir çalışana gönderiyor. Eski çalışanın bilgileri taslakta unutuluyor.

Hekim, bir vakayı meslektaşlarıyla tartışmak istiyor. Vakanın seyri değerli, hastanın kimlik bilgisi paylaşılamaz.

Öğretim üyesi, gerçek bir belge üzerinden ders anlatıyor. Belge örnek olarak duruyor, kişi orada olmamalı.

Ve giderek yaygınlaşan yeni bir durum var: insanlar belgelerini yapay zeka araçlarına yüklüyor. Sözleşmeyi özetletmek, dilekçeyi kontrol ettirmek, tabloyu analiz ettirmek için. O belgeyi yüklemeden önce içindeki kişisel verileri çıkarmak, bugün en çok atlanan adımlardan biri.

Bu listedeki her durumun ortak yanı şu: belgenin kendisi lazım, içindeki kişinin kimliği değil.

Yaygın yöntem neden çalışmıyor

Bu iş çoğunlukla iki şekilde yapılıyor ve ikisinin de ciddi sorunları var.

Birinci yöntem, elle arayıp üstünü çizmek. Belge açılıyor, kimlik numarası aranıyor, üstüne siyah bir kutu koyuluyor. Kırk sayfalık bir sözleşmede bunu eksiksiz yapmak neredeyse imkânsız. Bir tanesini atlamak yeterlidir ve genelde atlanır. İnsan gözü tekrar eden sayfalarda körelir, aynı bilgi belgenin dört farklı yerinde geçiyorsa üçünü bulup dördüncüyü kaçırmak sıradan bir sonuçtur.

İkinci yöntem daha tehlikeli, çünkü işi yapmış gibi görünüyor. Çoğu PDF aracında karartma dediğimiz şey, metnin üzerine siyah bir dikdörtgen çizmektir. Dikdörtgen bir görsel katmandır. Altındaki metin dosyanın içinde olduğu gibi durmaya devam eder.

Bunun sonucu şudur: dosyayı alan kişi siyah kutunun üstünü fareyle seçip kopyalar, herhangi bir yere yapıştırır, gizlediğinizi sandığınız bilgi olduğu gibi karşısına çıkar. Hiçbir teknik bilgi gerekmez, bir kopyala yapıştır yeter.

Bu, kurumsal ölçekte defalarca yaşanmış bir hatadır. Kamu kurumlarının ve büyük hukuk bürolarının yayımladığı belgelerde karartılmış sanılan bilgiler bu yolla ortaya çıkmıştır.

KVKK'nın kendi tanımı ne diyor

Kurumun yayımladığı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi'nde maskeleme, kişisel verilerin belli alanlarının kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesi, üstlerinin çizilmesi, boyanması ve yıldızlanması gibi işlemler olarak tanımlanıyor.

Buradaki kritik ifade "ilişkilendirilemeyecek şekilde" ibaresidir. Yani ölçüt işlemin görüntüsü değil, sonucudur. Kutu çizmişsiniz ama veri hâlâ okunabiliyorsa, tanımdaki şart sağlanmamıştır.

Kâğıt belgelerde karartma için aynı rehberde tarif edilen standart daha da açıktır: geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde görünmez hale getirmek. Kâğıt için konulan bu çıta, dijital belgeler için de mantıklı ölçüttür. Kâğıtta keçeli kalemin arkadan okunmasını engellemek için sabit mürekkep isteniyorsa, dijitalde de kopyalanarak okunmasını engellemek gerekir.

Ayrıca rehberde silme, verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi olarak tanımlanıyor. Yok etme ise hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirme anlamına geliyor.

Siyah dikdörtgen bu tanımların hiçbirini karşılamaz.

Önceki yazılarımda ayrıca bunları yazdım onlardan biri de bu ChatGPT'ye Sözleşme Yüklemek KVKK İhlali mi?

Hangi veriler gizlenmeli

Belgeden çıkarılması gereken veriler, kişiyi doğrudan tanımlayan ve doğrulanabilir olanlardır.

TC kimlik numarası. En kritik olanı budur, çünkü tek başına kişiyi kesin olarak belirler.

Vergi kimlik numarası. Şirket için de gerçek kişi için de tanımlayıcıdır.

IBAN ve banka hesap bilgileri. Hem kimlik hem finansal bilgi taşır.

Kart numarası. Bir belgede hiç bulunmaması gereken veridir ama sözleşmelerde ve ödeme yazışmalarında sıkça karşımıza çıkar.

Telefon numarası. Cep ve sabit hatların ikisi de.

E-posta adresi. Çoğu zaman ad soyad bilgisini de içinde taşır.

Araç plakası. Kaza tutanaklarında ve kira sözleşmelerinde geçer, kişiye bağlanabilir.

Adres. Metin biçiminde olduğu için otomatik olarak ayırt edilmesi zordur, elle kontrol gerektirir.

Ad soyad. Bu da kalıpla ayırt edilemez, çünkü şirket adlarından, şehir isimlerinden ve ürün adlarından ayrılması otomatik olarak mümkün değildir. Elle karar verilmesi gereken alandır.

Bir de gözden kaçan bir kategori var: belgenin kendi içindeki gizli bilgiler. Word, Excel ve PowerPoint dosyaları belge özellikleri denen bir alanda yazar adını, şirket adını ve son düzenleyen kişiyi taşır. Belgedeki metni temizleseniz bile bu alan olduğu gibi kalır ve dosyanın özelliklerine bakan herkes görür. Çoğu karartma aracı bu alana hiç dokunmaz.

Doğru yöntem nasıl çalışır

Güvenli karartmanın dosya türüne göre değişen iki yolu var.

Word, Excel ve PowerPoint dosyalarında durum aslında kolaydır. Bu dosyalar aslında sıkıştırılmış bir paketten ibarettir ve içinde metin, düzenlenebilir biçimde durur. Doğru yöntem, metnin kendisini değiştirmektir. Kimlik numarasının yerine yıldız yazıldığında, orijinal sayı dosyada artık yoktur. Geri getirilecek bir şey kalmaz.

Bu işlem yapılırken belge özelliklerindeki yazar ve şirket bilgisinin de temizlenmesi gerekir, yoksa iş yarım kalır.

PDF dosyalarında iş daha zordur. PDF'te metin, sayfa üzerinde konumlandırılmış nesneler halinde durur. Üstüne çizilen dikdörtgen bu nesneleri etkilemez, sadece görüntüyü kapatır.

Güvenli yöntem, sayfayı görüntüye çevirip metin katmanını tamamen kaldırmaktır. Sayfa artık bir resimdir, üstünde karartılmış alanlar bulunur ve altında hiçbir metin yoktur. Kopyalanacak, aranacak veya kurtarılacak bir veri kalmaz.

Bunun bir bedeli vardır ve dürüst olmak gerekir: çıkan PDF'te artık metin aranamaz. Belgeyi arama yapılabilir halde tutmanız gerekiyorsa, belgenin Word sürümünü karartıp oradan çıktı almak daha iyi bir yoldur.

Bu ödünç açıkça bilinmelidir. Metin katmanını koruyan hiçbir PDF karartma yöntemi, verinin kurtarılamayacağını garanti edemez.

Otomatik tespit neden önemli

Doğru karartma yöntemini bilmek yetmez, karartılacak verinin bulunması da gerekir. Ve elle arama bu işin en zayıf halkasıdır.

Burada işe yarayan şey, aranan verilerin çoğunun matematiksel olarak doğrulanabilir olmasıdır.

TC kimlik numarasının onuncu ve on birinci hanesi, ilk dokuz haneden hesaplanan bir kontrol rakamıdır. Yani rastgele bir on bir haneli sayı geçerli bir kimlik numarası değildir.

IBAN, uluslararası mod 97 kontrolüne tabidir. Tek bir rakamı değişmiş bir IBAN bu kontrolden geçmez.

Vergi kimlik numarasının da kendi kontrol algoritması vardır.

Kart numaraları Luhn algoritmasıyla doğrulanır.

Bu doğrulamalar iki yönlü fayda sağlar. Bir yandan belgedeki dosya numarası, tarih veya tutar gibi sayıların yanlışlıkla karartılmasını engeller. Diğer yandan boşluklu, tireli veya bölünmüş yazılmış gerçek verilerin gözden kaçmasını önler.

Yani doğru kurulmuş bir tespit sistemi, insandan hem daha kapsayıcı hem daha az yanlış alarm üreten bir sonuç verir.

Dosyanın nereye gittiği meselesi

Çevrimiçi karartma araçlarının çoğu, dosyanızı sunucularına yükleyerek çalışır. İşlem orada yapılır, sonuç size geri gönderilir. Genellikle dosyanın bir süre sonra silindiği söylenir.

Bu, gizlemeye çalıştığınız verinin bir sunucuya gönderilmesi anlamına gelir. Yani kişisel veriyi korumak için attığınız adım, o veriyi başka bir yere aktarmakla başlar.

Hukuki açıdan da teknik açıdan da tuhaf bir durumdur. Müvekkilinizin kimlik numarasını gizlemek istiyorsanız, o numarayı önce tanımadığınız bir sunucuya göndermeniz istenmemelidir.

Bugünün tarayıcıları bu işlemi tamamen yerel olarak yapabilecek güçtedir. Dosya okunabilir, içindeki metin taranabilir, değiştirilebilir ve yeni dosya oluşturulabilir; hepsi sizin bilgisayarınızda, hiçbir şey ağa çıkmadan.

Bu yaklaşımın basit bir doğrulama yöntemi vardır: sayfa yüklendikten sonra internet bağlantınızı kesin. Araç hâlâ çalışıyorsa dosyanız gerçekten hiçbir yere gitmiyor demektir.

Uygulamada kontrol listesi

Bir belgeyi paylaşmadan önce şunları yapın.

Belgeyi baştan sona okuyup gizlenmesi gereken verileri belirleyin. Otomatik bir araç kullanıyorsanız bile listeyi kendiniz gözden geçirin.

Ad soyad ve adres gibi kalıpla yakalanamayan verileri ayrıca kontrol edin.

Belge özelliklerindeki yazar ve şirket bilgisini temizleyin.

Karartılmış çıktıyı açın ve karartılmış alanın üstünü seçip kopyalamayı deneyin. Bir şey geliyorsa karartma başarısızdır.

Dosyayı bir de arama yaparak kontrol edin. Karartılmış olması gereken bir numarayı belge içinde aratın, sonuç çıkmamalıdır.

Orijinal dosyayı ayrı saklayın. Karartma işlemi her zaman yeni bir kopya üretmeli, orijinale dokunmamalıdır.

Bunun için bir araç yaptık

Yukarıda anlatılan yöntemi uygulayan ücretsiz bir araç yayınladık: Belge Karartma

Dosyanızı bırakıyorsunuz, araç belgeyi tarayıp doğrulanabilir kişisel verileri buluyor, bulduklarını liste halinde gösteriyor. İstemediklerinizin işaretini kaldırıyorsunuz, temiz kopyayı indiriyorsunuz.

Word, Excel ve PowerPoint dosyalarında metin dosyanın içinde gerçekten değiştiriliyor ve belge özelliklerindeki yazar bilgisi de temizleniyor. PDF dosyalarında sayfa görüntüye çevrilip metin katmanı kaldırılıyor.

Dosya hiçbir yere yüklenmiyor, işlem tarayıcının içinde yapılıyor. Üyelik, e-posta veya ödeme istenmiyor.

Sık sorulan sorular

Siyah kutu çizmek neden yetmiyor?

Çünkü siyah kutu bir görsel katmandır, altındaki metni silmez. Dosyayı alan kişi kutunun üstünü fareyle seçip kopyaladığında gizlediğinizi sandığınız bilgi olduğu gibi ortaya çıkar. Herhangi bir teknik bilgi gerektirmez.

Karartılmış bir PDF'in güvenli olduğunu nasıl anlarım?

Dosyayı açın, karartılmış alanın üstünü fareyle seçmeye çalışın ve kopyalayıp bir yere yapıştırın. Hiçbir şey gelmiyorsa metin katmanı kaldırılmış demektir. Bir şey geliyorsa karartma yalnızca görseldir ve veri hâlâ dosyanın içindedir.

Belgedeki ad soyad neden otomatik gizlenemiyor?

Çünkü isimler doğrulanabilir bir kalıba sahip değildir. Bir belgede geçen her özel ismi gizlemeye kalkmak şirket adlarını, şehirleri ve ürün isimlerini de siler ve belge okunamaz hale gelir. Kimlik numarası, IBAN ve kart numarası gibi veriler matematiksel olarak doğrulanabildiği için güvenle tespit edilir, isimler elle karar gerektirir.

Karartılmış belgeyi resmi mercilere sunabilir miyim?

Karartma yöntemi belgenin sunulacağı mercinin kabul ettiği biçimi karşılamalıdır. Bazı durumlarda belgenin aslı istenir ve karartılmış kopya kabul edilmez. Kurumsal veya adli bir süreç yürütüyorsanız ilgili merciin usulünü önceden teyit edin.

Kişisel veriyi gizlemek KVKK yükümlülüğümü tamamen ortadan kaldırır mı?

Hayır. Belgeden kişisel verinin çıkarılması paylaşım anındaki riski azaltan bir tedbirdir. Ancak verinin hangi hukuki sebeple işlendiği, ne kadar süreyle saklandığı, kimlere aktarıldığı ve imha politikasının nasıl kurulduğu ayrı yükümlülüklerdir. Bu yazı teknik bir anlatımdır, hukuki görüş yerine geçmez.

Kaynaklar ve uyarı

Bu yazıda kullanılan resmi kaynaklar:

Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi (kvkk.gov.tr)

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete sayı 30224 (kvkk.gov.tr)

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (mevzuat.gov.tr)

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır, hukuki görüş veya danışmanlık değildir. Yazar avukat değildir. Mevzuat değişebilir, buradaki bilgileri birincil kaynaktan teyit edin: mevzuat.gov.tr, resmigazete.gov.tr ve kvkk.gov.tr. Kurumsal bir süreç yürütüyorsanız uzman değerlendirmesi alın.